Waar sta jij morgen?

Bekijk de beschikbare vacatures en vind jouw volgende stap

Office Manager met HR taken

Een investeringsmaatschappij in de Drechtsteden

Solliciteer

Wie zoeken we?

Onze Office Manager is de drijvende kracht achter een soepel draaiend kantoor. Van het vlekkeloos organiseren van dagelijkse werkzaamheden en administratie tot het warm verwelkomen van relaties – niets ontgaat deze alleskunner. Met oog voor detail en een talent voor multitasking zorgt de Office Manager ervoor dat alles gestroomlijnd verloopt. Bovendien speelt hij of zij een belangrijke rol in HR-coördinatietaken, waardoor geen dag hetzelfde is in deze dynamische en veelzijdige functie!

Verantwoordelijkheden & Taken Officemanager:

Creëren van een georganiseerde en nette werkomgeving
Je coördineert de schoonmaak, bestelt (lunch)boodschappen, houdt de clean desk policy in de gaten, verwelkomt relaties en regelt de lunch. Daarnaast zorg je ervoor dat de openbare ruimtes altijd representatief en netjes zijn.

Facilitaire taken
Je zorgt ervoor dat de voorraad kantoorartikelen altijd op peil is en beheert contracten en hun afloopdata voor algemeen gebruik.

Structuur aanbrengen en archiveren van documenten
Je bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren en, wanneer nodig, vernietigen van documentatie en gegevens, met aandacht voor een goed georganiseerd archief.

Beheer van algemene mailboxen
Je beheert de mailboxen en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van inkomende berichten.

Planning en beheer van gezamenlijke agenda’s en ruimtes
Je houdt overzicht over de gezamenlijke agenda’s en zorgt dat de vergaderruimtes optimaal worden benut.

Verwerking van fysieke post
Je verwerkt de inkomende post en zorgt voor een efficiënte verdeling van de poststukken binnen de organisatie.

Behandelen van inkomende telefoontjes en relatievragen
Je bent het eerste aanspreekpunt voor telefoontjes en vragen van relaties, volgt deze op, legt gemaakte afspraken vast en bewaakt de opvolging in het Client Relationship Management-systeem (Salesforce).

Onboarding van nieuwe cliëntrelaties
Je verzorgt de onboarding van nieuwe cliëntrelaties door de benodigde documentatie op te stellen en te versturen.

Organiseren van teamuitjes
Je zorgt voor het organiseren van leuke en memorabele teamuitjes, waarbij je zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Verantwoordelijkheden & Taken HR:

Onboarding van nieuwe medewerkers
Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen door hun laptop, werkplek en toegangsmiddelen te regelen.

Coördinatie en follow-up met externe HR-partners
Je houdt contact met het externe HR-bedrijf voor bijvoorbeeld ziekmeldingen en het salarisadministratiekantoor voor zaken als aanpassing van het werkrooster.

Opleidingsadministratie en signalering
Je houdt de administratie van opleidingen bij en signaleert wanneer herhalingstrainingen, zoals BHV, nodig zijn.

Up-to-date houden van het personeelshandboek
Je zorgt ervoor dat het personeelshandboek altijd actueel is en voldoet aan de geldende regelgeving.

Verwerking en administratie van verlofaanvragen
Je verwerkt verlofaanvragen en houdt de vakantieplanner nauwkeurig bij, zodat iedereen goed geïnformeerd is over geplande afwezigheden.

Wat neem je mee?

Bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding;
Minimaal hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding of ervaring;
Basiskennis van HR is een pluspunt, maar geen vereiste.

Competenties:

Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
Stressbestendig en in staat om het overzicht te bewaren, zelfs in drukke situaties;
Proactieve houding met een hands-on mentaliteit;
Sterk probleemoplossend vermogen en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
Gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor detail;
Organisatietalent en een uitstekende planner;
Klantgericht en servicegericht in elke interactie;
Vloeiende beheersing van zowel Nederlands als Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat wordt er geboden?

Vakantiegeld van 8%;
25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (40 uur per week);
Dagelijkse gezamenlijke lunch met een maandelijkse bruto bijdrage, fiscaal verrekend;
Reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer of een kilometervergoeding voor woon-werkverkeer;
Gratis toegang tot de eigen fitnessruimte, inclusief wekelijkse begeleiding door een personal trainer;
Pensioenregeling, met een kleine bijdrage van de werknemer en een bijdrage vanuit de werkgever.

Werktijden

Flexibele werktijden tussen 08:00 en 18:00 uur;
Bij 40 uur per week bestaat de mogelijkheid tot één keer thuiswerken per week.

Sollicitatieprocedure

Heb je het profiel gelezen en ben je altijd al geïnteresseerd geweest in een organisatorische rol met HR-taken? Dan horen we graag van je! Bel ons op 010-7200867 voor een kort telefonisch kennismakingsgesprek. We plannen ook graag een (digitale) kop koffie in. Heb je op dit moment geen tijd om te bellen? Laat dan je CV achter via de solliciteerbutton, en wij nemen contact met je op!