Wie zoeken we?
Als Managementassistent voor de Raad van Bestuur speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de dagelijkse operaties en strategische initiatieven van het bestuursorgaan van ons accountantskantoor. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waarbij je een sleutelrol vervult in de voorbereiding, coördinatie en opvolging van bestuursvergaderingen. Ongeveer 30% van je tijd besteed je aan notuleren tijdens deze vergaderingen, waardoor je een essentiële bijdrage levert aan het vastleggen en opvolgen van bestuursbeslissingen en -acties.
Verantwoordelijkheden
Agenda- en Vergaderbeheer:
- Voorbereiden en coördineren van bestuursvergaderingen, inclusief het plannen van vergaderdata en -tijden.
- Beheren van de agenda van de Raad van Bestuur en zorgen voor een tijdige verspreiding van vergaderstukken en relevante documenten.
- Notuleren van bestuursvergaderingen en het opstellen van duidelijke en nauwkeurige notulen.
- Zorgdragen voor follow-up van actiepunten en besluiten die tijdens de vergaderingen zijn genomen.
Administratieve Ondersteuning:
- Ondersteunen van de Raad van Bestuur met administratieve taken zoals het opstellen en bewerken van correspondentie, rapporten en presentaties.
- Beheren van vertrouwelijke en gevoelige informatie met de hoogste mate van integriteit en discretie.
- Coördineren van interne en externe communicatie namens de Raad van Bestuur.
Organisatorische Taken:
- Coördineren van reizen en bijeenkomsten voor de Raad van Bestuur, inclusief het boeken van vluchten, accommodaties en transport.
- Ondersteunen bij het organiseren van interne en externe evenementen en bijeenkomsten.
Documentbeheer:
- Zorgdragen voor een gestructureerde en efficiënte archivering van documenten en correspondentie.
- Bijhouden van het archief en zorgen voor een goede documentatie van alle bestuursactiviteiten.
Wat neem je mee?
Opleiding: MBO+ of HBO werk- en denkniveau in een relevante richting (bijvoorbeeld Office Management, Bedrijfskunde).
Ervaring: Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur in een zakelijke omgeving, met ervaring in het notuleren van vergaderingen.
Vaardigheden:
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Vermogen om effectief te multitasken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
- Nauwkeurigheid en aandacht voor detail bij het notuleren en opstellen van documenten.
- Discretie en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Technische Vaardigheden:
- Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ervaring met digitale notuleersoftware en vergadertechnologie is een pluspunt.
Persoonlijke Kenmerken
- Proactieve en klantgerichte instelling.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een veranderende omgeving.
- Teamspeler met de capaciteit om zelfstandig te werken.
- Stressbestendig en in staat om te werken met strikte deadlines.
Wat wordt er geboden?
- Een uitdagende en afwisselende rol binnen een professioneel en dynamisch team.
- Mogelijkheid om te werken op fulltime basis of 32 uur per week.
- Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
Sollicitatieprocedure
Als je een energieke en georganiseerde professional bent die houdt van een veelzijdige rol met een belangrijke impact op de werking van de Raad van Bestuur, nodigen wij je uit om te solliciteren. Stuur je sollicitatie via de solliciteerbutton. Natuurlijk mag je ons ook altijd even bellen, we zijn bereikbaar op 010-7200867.
| Uren | 32 -40 uur |
| Regio | Rotterdam |